Merasa Gmail Anda penuh dan kewalahan mengelola email lama? Jangan langsung berlangganan penyimpanan tambahan. Ada cara mudah untuk mendapatkan kembali ruang penyimpanan 15GB tanpa harus menghapus email penting Anda. Gmail memang menyediakan penyimpanan gratis 15GB, namun ruang tersebut juga digunakan bersamaan oleh Google Drive dan Google Photos.
Jika Anda sering menerima email dengan lampiran besar atau menyimpan banyak foto dan video, ruang penyimpanan bisa cepat habis. Ini bisa mengakibatkan Anda tidak dapat mengirim atau menerima email baru. Salah satu solusi cepat adalah berlangganan Google One, namun jika Anda ingin menghemat biaya, Anda bisa memindahkan email lama ke akun Gmail baru yang berfungsi sebagai arsip.
Cara Memindahkan Email ke Akun Gmail Baru
Alih-alih menghapus email satu per satu, Anda dapat mentransfernya ke akun lain dengan langkah-langkah berikut ini, berdasarkan informasi dari CNET.
1. Backup Email Lama dengan Google Takeout
Sebelum memulai, buat cadangan email Anda dengan Google Takeout. Ini penting sebagai langkah pencegahan jika terjadi kesalahan selama proses transfer. Pastikan Anda memilih Gmail dan membuat arsip email. Proses ini bisa memakan waktu beberapa jam, tergantung jumlah email Anda.
2. Aktifkan POP di Akun Gmail Lama
Selanjutnya, aktifkan POP di akun Gmail lama Anda. Ini memungkinkan akses ke email Anda melalui protokol POP3. Berikut langkah-langkahnya: Masuk ke akun Gmail lama, klik ikon roda gigi, lalu pilih “Lihat semua setelan”. Pilih tab “Penerusan dan POP/IMAP”. Aktifkan POP untuk semua email. Pada opsi “Saat pesan diakses dengan POP”, Anda bisa memilih “Hapus salinan Gmail” (opsional) jika ingin menghapus email dari akun lama setelah transfer. Klik “Simpan Perubahan”.
3. Hubungkan ke Akun Gmail Baru
Langkah berikutnya adalah menghubungkan akun Gmail lama ke akun Gmail baru Anda. Masuk ke akun Gmail baru, klik ikon roda gigi, lalu pilih “Lihat semua setelan”. Pilih tab “Akun dan Impor”, lalu klik “Tambahkan akun email”. Masukkan alamat Gmail lama dan pilih “Impor email dari akun lain (POP3)”. Masukkan kata sandi akun lama (atau buat Google App Password jika diminta). Gunakan port 995 dan centang opsi “Gunakan koneksi aman (SSL)”. Klik “Tambahkan Akun”.
4. Tunggu Proses Transfer
Setelah terhubung, Gmail akan mulai mentransfer email dari akun lama ke akun baru. Waktu yang dibutuhkan bervariasi, mulai dari beberapa jam hingga beberapa hari, tergantung jumlah email yang akan ditransfer. Bersabarlah dan pantau proses transfernya.
Catatan Tambahan yang Penting
Jangan Lupa Mengosongkan Sampah
Setelah transfer selesai, email lama akan masuk ke folder Sampah di akun Gmail awal. Pastikan Anda mengosongkan folder Sampah ini secara manual untuk benar-benar membebaskan ruang penyimpanan. Jangan lupa untuk melakukannya di semua perangkat yang Anda gunakan untuk mengakses Gmail.
Email yang Tidak Akan Ditransfer
Perlu diingat bahwa beberapa jenis email tidak akan ditransfer secara otomatis. Draft email harus disimpan secara manual jika Anda masih membutuhkannya. Email Spam akan otomatis dihapus oleh Gmail dalam 30 hari. Pastikan Anda memeriksa dan menyimpan draft email penting sebelum memulai proses transfer.
Hentikan Transfer dan Hapus Google App Password (Jika Dibuat)
Setelah semua email berhasil ditransfer ke akun baru, hentikan transfer otomatis untuk mencegah transfer berkelanjutan. Masuk ke akun Gmail baru, buka “Lihat semua setelan”, pilih tab “Akun dan Impor”, lalu hapus akun lama dari daftar “Periksa email dari akun lain”. Jika Anda telah membuat Google App Password, hapus juga password tersebut untuk meningkatkan keamanan akun Anda.
Menghapus Akun Gmail yang Tidak Aktif
Google akan menghapus akun yang tidak aktif selama lebih dari dua tahun. Untuk menghindari penghapusan akun arsip Anda, pastikan untuk login secara berkala ke akun tersebut, setidaknya sekali dalam beberapa bulan.
Dengan mengikuti langkah-langkah di atas, Anda dapat memulihkan ruang penyimpanan Gmail Anda tanpa perlu membayar biaya tambahan atau menghapus email penting. Ingat, selalu prioritaskan keamanan data Anda dengan mengganti kata sandi secara berkala dan mengaktifkan verifikasi dua faktor (dengan metode yang lebih aman dari SMS).
Alternatif Menghemat Ruang Penyimpanan Gmail
Selain memindahkan email ke akun baru, berikut beberapa tips tambahan untuk menghemat ruang penyimpanan di Gmail:
Dengan kombinasi strategi ini, Anda dapat mengoptimalkan penggunaan ruang penyimpanan Gmail dan memastikan email Anda tetap terorganisir dengan baik.
